Faktúry posielate emailom, bločky zostávajú v aute a bankové výpisy sťahujete až vtedy, keď si ich účtovník vypýta. Každý mesiac sa tak začína rovnakým dohľadávaním. Pri hľadaní účtovníctva v Prešove sa preto oplatí venovať prvému rozhovoru viac pozornosti než len otázke na mesačnú cenu.
Dobre nastavená spolupráca má celkom konkrétnu podobu. Viete, aké podklady odovzdať, dokedy ich poslať a komu zavolať, keď sa vo firme objaví niečo nové. Účtovník zase pozná spôsob vášho podnikania a nemusí pri každom neznámom pohybe na účte hádať, čo sa stalo. Nasledujúce body vám pomôžu pripraviť sa na úvodné stretnutie aj upratať už existujúcu spoluprácu.
Najprv opíšte, ako firma skutočne funguje
Samotná veta „máme malú s.r.o.“ o rozsahu účtovníctva veľa nepovie. Spoločnosť s niekoľkými pravidelnými odberateľmi má inú agendu než firma s predajňou, platobným terminálom a zásobami. Rozdiel urobia aj zamestnanci, zahraniční dodávatelia alebo viaceré bankové účty.
Pripravte si približný mesačný počet vystavených a prijatých faktúr. Doplňte spôsob prijímania platieb, počet zamestnancov a informáciu, či obchodujete so zahraničím. Spomeňte tiež zmeny, ktoré už plánujete. Ak chcete o dva mesiace prijať prvého človeka, účtovník by sa to mal dozvedieť skôr než v deň nástupu.
Pri existujúcej firme pomôže ukážka bežného mesiaca. Na prvotné posúdenie môžete pripraviť anonymizované vzorky dokladov. Z nich je viditeľné napríklad to, či faktúry obsahujú viacero mien, či sa platby dajú jednoznačne priradiť a ako veľa podkladov prichádza z rôznych systémov.
Dohodnite si jeden spôsob odovzdávania dokladov
Rozhodnite sa, či budete dokumenty odovzdávať cez zdieľaný priečinok, účtovnú aplikáciu alebo iný dohodnutý kanál. Podstatné je, aby bolo jasné, kde sa nachádza úplná verzia podkladov za daný mesiac. Ak časť príde v emaili a časť v správach z telefónu, ľahko vzniknú duplicity.
Dohoda by mala obsahovať aj jednoduché pravidlá pomenovania súborov. Názov s dátumom a číslom faktúry sa dohľadáva ľahšie než pätnásť súborov s názvom „scan“. Pri fotografovaní skontrolujte, či vidno celý doklad a či je text čitateľný. V prípade viacstranovej faktúry pošlite všetky strany.
Zaveďte aj postup pre oneskorené dokumenty. Ak sa po odovzdaní mesiaca objaví zabudnutá faktúra, označte ju ako doplnenie a napíšte, za aké obdobie patrí. Tiché vloženie do starého priečinka nemusí nikto zachytiť. Praktické rozdelenie podkladov nájdete v článku Aké doklady posielať účtovníkovi každý mesiac.
Oddeľte termín na podklady od termínu na podanie
Dátum, dokedy máte poslať doklady účtovníkovi, je pracovný termín vašej spolupráce. Musí nechať priestor na kontrolu a doplnenie chýbajúcich údajov. Nemal by sa automaticky rovnať poslednému dňu zákonnej lehoty.
Dohodnite si, kto vás upozorní na chýbajúce doklady a ako odpoviete na otázky. Ak faktúru schvaľuje človek, ktorý je dva týždne mimo kancelárie, treba mať určeného zástupcu. Inak sa môže spracovanie zastaviť na položke, ktorú vie vysvetliť iba on.
Rovnako si vyjasnite schvaľovanie podaní a platieb. Kto skontroluje pripravené údaje? Kto podanie odošle a kto skutočne vykoná úhradu? Rozdelenie týchto úloh je užitočné aj v malej spoločnosti, kde väčšinu práce robí konateľ sám.
Spýtajte sa, čo budete z účtovníctva dostávať
Pre vedenie firmy môže byť užitočný pravidelný prehľad neuhradených odberateľských faktúr alebo záväzkov, ktoré sa blížia k splatnosti. Vyjasnite si, ktoré výstupy sú súčasťou dohodnutej služby a ako často ich dostanete.
Ak potrebujete sledovať výsledok jednotlivých zákaziek, povedzte to vopred. Účtovník môže potrebovať, aby ste už pri odovzdávaní označovali doklady číslom projektu. Dodatočné rozdeľovanie celého roka podľa zákaziek býva náročnejšie, najmä keď účel nákupu pozná iba človek, ktorý ho objednal.
Pýtajte sa aj na obdobie, ku ktorému sú čísla úplné. Prehľad za mesiac s chýbajúcimi dodávateľskými faktúrami môže vyzerať inak po ich doplnení. Táto informácia pomôže pri rozhodovaní, či má firma priestor na ďalší nákup alebo potrebuje počkať na úhrady od odberateľov.
Cena potrebuje presný rozsah služby
Pri cenovej ponuke si overte, čo zahŕňa mesačný paušál a ktoré úkony sa účtujú osobitne. Spýtajte sa na mzdy, ročné spracovanie, zastupovanie a prípadnú opravu starších období. Dôležité je aj to, ako sa cena zmení pri raste firmy.
Účtovná položka nemusí znamenať jeden doklad. Preto má zmysel požiadať o vysvetlenie na vašom konkrétnom type faktúry alebo bankového výpisu. Rovnaké číslo na dvoch ponukách nemusí vyjadrovať rovnaký rozsah práce.
Na úvod nepotrebujete poznať počet dokumentov na kus presne. Uveďte rozumný odhad a dohodnite si, kedy ho spolu porovnáte so skutočnosťou. Podrobnejšie túto tému rozoberá článok Čo ovplyvňuje cenu účtovníctva pre s.r.o..
Prístupy a zodpovednosť si nechajte vysvetliť
Firma by mala vedieť, kde sú uložené jej účtovné údaje a kto k nim má prístup. Pri elektronických portáloch používajte riadne nastavené oprávnenia. Osobné heslá, prihlasovacie údaje do banky ani PIN k občianskemu preukazu neposielajte ako bežnú súčasť odovzdania dokladov.
Poverením externej osoby vedením účtovníctva sa účtovná jednotka podľa § 5 zákona o účtovníctve nezbavuje svojej zákonnej zodpovednosti. Aj preto je vhodné mať rozsah spolupráce a odovzdávanie podkladov zachytené písomne. Zákon o účtovníctve.
Pri účtovníctve v Prešove môže byť osobné stretnutie praktické, najmä na začiatku. Každodennú spoluprácu však určujú najmä dohodnuté postupy. Pred prvým rozhovorom si spíšte, kde vám dnes vzniká najviac práce navyše, a pripravte opis bežného mesiaca. Ak riešite účtovníctvo svojej spoločnosti s Hanesy, tieto informácie môžete uviesť už v kontaktnej správe.