Na účte vidíte platbu, ale faktúru k nej neviete nájsť. V priečinku je doklad od dodávateľa dvakrát a bloček z posledného nákupu zostal vo vrecku bundy. Účtovník sa pýta na vysvetlenie a vy sa snažíte vybaviť, čo sa vo firme dialo pred niekoľkými týždňami.
Mesačné odovzdávanie dokladov sa dá zjednodušiť tým, že budete sledovať stále tie isté skupiny podkladov. Ich presný rozsah závisí od činnosti vašej spoločnosti. Nasledujúci prehľad je základ pre s.r.o., ktorý si s účtovníkom prispôsobíte podľa spôsobu predaja, zamestnancov a používaných systémov.
Vystavené faktúry a všetky súvisiace opravy
Odovzdajte prehľad vystavených faktúr spolu s dokladmi v dohodnutom formáte. Zahrňte aj tie, ktoré zákazník zatiaľ nezaplatil. Účtovník potrebuje poznať vystavené doklady aj stav úhrad, aby sa otvorené pohľadávky dali sledovať.
Osobitne označte dobropisy, zrušené objednávky a opravy. Pri opravnom doklade musí byť dohľadateľné, ku ktorému pôvodnému dokladu patrí a čo sa menilo. Ak doklad vystavujete cez aplikáciu, dohodnite si export, ktorý tieto väzby zachová.
Pri kontrole si všímajte aj číselný rad. Chýbajúce číslo môže mať vysvetlenie, ale treba vedieť aké. Neprepisujte už odoslané faktúry tak, aby sa stratila pôvodná verzia. Účtovníkovi radšej pošlite informáciu o tom, čo sa opravovalo.
Prijaté faktúry vrátane tých, ktoré čakajú na úhradu
Do podkladov patria aj dodávateľské faktúry, ktoré ešte nie sú zaplatené. Overte emailové schránky, zákaznícke účty dodávateľov a služby s pravidelným predplatným. Faktúra môže byť dostupná v administrácii aplikácie aj bez toho, aby prišla ako príloha emailu.
Skontrolujte, či je dokument vystavený na správnu spoločnosť a či obsahuje všetky strany. Ak vám dodávateľ poslal len objednávku alebo výzvu na úhradu, rozlíšte ju od ďalších dokladov k obchodu. Dokumenty označené ako zálohové alebo pro forma neposudzujte automaticky rovnako ako konečnú faktúru.
Pri neobvyklom nákupe pridajte krátke vysvetlenie. Napríklad pri materiáli uveďte zákazku, na ktorú bol použitý, ak takto vo firme náklady sledujete. Účel nákupu je vhodné zachytiť hneď, kým si ho človek, ktorý objednával, pamätá.
Bankové výpisy zo všetkých používaných účtov
Odovzdajte výpisy za celé dohodnuté obdobie a zo všetkých firemných účtov. Ak používate účet v cudzej mene alebo ďalšiu finančnú službu, nezabudnite ani na ňu. Účtovník potrebuje súvislý prehľad pohybov, nie iba snímky vybraných platieb z telefónu.
Formát exportu si dohodnite vopred. PDF môže slúžiť na čítanie a kontrolu, pričom štruktúrovaný export môže uľahčiť spracovanie. Dôležité je, aby boli údaje úplné a dali sa naviazať na predchádzajúci mesiac.
Platba v banke dokazuje peňažný pohyb, no nemusí sama vysvetliť celý obchod. K nákupu treba dohľadať aj súvisiace podklady. Povinnosť doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi upravuje zákon o účtovníctve. Zákon o účtovníctve, § 6 a § 10.
Hotovosť a nákupy zaplatené mimo firemného účtu
Ak firma používa hotovosť, pripravte príslušné pokladničné doklady a podklady k pohybom. Samostatne vysvetlite vklady a výbery, pri ktorých nie je účel zrejmý. Skontrolujte, či prehľad hotovosti zodpovedá tomu, čo je vo firme skutočne evidované.
Bločky odovzdávajte čitateľné a úplné. Pri fotografii potrebujete zachytiť celý doklad vrátane okrajov s údajmi. Viaceré doklady odfotografované cez seba alebo pri slabom svetle sa nemusia dať spracovať.
Ak firemný nákup zaplatil konateľ alebo zamestnanec zo súkromných peňazí, pripojte jeho meno a údaj o prípadnom preplatení. Rovnaký nákup neposielajte druhý raz bez označenia len preto, že ho firma následne preplatila. Treba zachovať väzbu medzi nákupom a vyrovnaním.
Terminál a platobná brána potrebujú vlastné prehľady
Pri platbách kartou nemusí suma na firemnom účte zodpovedať jednej objednávke. Prevádzkovateľ môže poslať súhrnnú úhradu zníženú o poplatky alebo zohľadniť vrátené platby. Účtovník preto potrebuje aj prehľady z príslušnej služby.
Odovzdajte údaje o prijatých platbách, poplatkoch a refundáciách v dohodnutom členení. Pri internetovom obchode pomôže, keď sa dá platba priradiť k objednávke. Pri pravidelnom odovzdávaní si overte, ktoré dátumy používa výstup z brány a ktoré bankový výpis.
Ak zavádzate nový spôsob platenia, oznámte to vopred. Krátka dohoda o exporte údajov je jednoduchšia než dodatočné rozpletanie viacerých mesiacov, počas ktorých sa súhrnné platby len hromadili na účte.
Zmluvy, majetok a udalosti, ktoré z faktúr nevidno
Účtovníctvo potrebuje informácie aj o udalostiach, ktoré sa nezmestia do zoznamu bežných faktúr. Ide napríklad o novú úverovú zmluvu, leasing, nákup majetku alebo jeho vyradenie. Pri týchto prípadoch odovzdajte aj súvisiace dokumenty a dátumy.
Ak evidujete zásoby, dohodnite spôsob odovzdávania skladových údajov. Firma musí vedieť vysvetliť pohyby a rozdiely, ktoré sa pri kontrole objavia. Účtovník ich nevie odvodiť iba z vystavených faktúr.
Podobne oznámte škodovú udalosť, prijaté poistné plnenie alebo spor o úhradu. Stačí stručný sprievodný text a príslušné podklady. Zmyslom je zachytiť okolnosti v čase, keď sa udalosť rieši.
Mzdové podklady odovzdávajte oddelene
Ak má firma zamestnancov, k mesačnému spracovaniu patria údaje o dochádzke a zmenách, ktoré ovplyvňujú mzdu. Osobitne treba riešiť nástupy a skončenia pracovných vzťahov. Tieto údaje posielajte podľa dohodnutých termínov, nie až spolu s poslednou faktúrou.
Citlivé personálne dokumenty uchovávajte a odovzdávajte s obmedzeným prístupom. Nie každý, kto môže nahrať dodávateľskú faktúru, potrebuje vidieť mzdové údaje. Prípravu tejto agendy podrobnejšie rozoberá článok Prvý zamestnanec v s.r.o..
Posledná kontrola pred odovzdaním
Pred uzavretím balíka podkladov si prejdite bankové pohyby a zoznam faktúr. Ku každej nejasnej platbe doplňte vysvetlenie alebo ju zapíšte medzi otvorené otázky. Overte, že v priečinku nie sú duplicitné verzie a že nechýbajú účty alebo služby, ktoré ste začali používať počas mesiaca.
Označte, čo ešte čaká na dodávateľa alebo interné schválenie. Účtovník tak vie, že ide o známy nedostatok a kto ho rieši. Keď dokument dorazí neskôr, pošlite ho ako označené doplnenie.
Zoznam si po prvých mesiacoch skráťte alebo rozšírte podľa reálnej prevádzky. Firma bez skladu nepotrebuje skladové podklady, zatiaľ čo predajňa musí venovať viac pozornosti tržbám. Pri dohodnutí spolupráce s Hanesy sa oplatí prejsť jeden konkrétny mesiac a určiť, ktoré skupiny dokladov bude vaša spoločnosť pravidelne odovzdávať.