So zamestnancom ste sa dohodli na nástupe od pondelka. Mzdu a pracovnú náplň máte prebratú, zmluva sa pripravuje. Ak sa mzdový účtovník o nástupe dozvie až v pondelok ráno, na niektoré úkony už zostáva veľmi málo času.
Prvého zamestnanca preto riešte ako samostatnú prípravu firmy na novú agendu. Okrem samotného výpočtu výplaty potrebujete nastaviť registrácie, odovzdávanie údajov a spôsob evidencie práce. Tento článok sa venuje podkladom pre mzdové spracovanie. Pracovná zmluva, bezpečnosť práce a ďalšie povinnosti pri zamestnávaní si podľa konkrétnej pozície vyžadujú aj osobitné posúdenie.
Dohodnite, kto zabezpečí jednotlivé časti nástupu
Vedenie účtovníctva a kompletná personálna agenda nemusia byť totožnou službou. Skôr než prijmete prvého človeka, overte si rozsah spolupráce. Kto pripraví vstupný dotazník? Kto vykoná registrácie? Kto spracuje mzdu a kto zamestnancovi odovzdá príslušné dokumenty?
Firma potrebuje určiť aj človeka, ktorý poskytne údaje včas a potvrdí ich správnosť. V malej s.r.o. to býva konateľ. Nemusí robiť samotný mzdový výpočet, ale musí vedieť oznámiť dátum nástupu, dohodnuté podmienky a zmeny, ktoré nastali počas mesiaca.
Dajte mzdovému spracovateľovi vedieť, či ide o prvého zamestnanca spoločnosti. Môže byť potrebné pripraviť aj registráciu zamestnávateľa a elektronické prístupy, ktoré firma dovtedy nepoužívala. Čas na túto prípravu si dohodnite pred potvrdením nástupu.
Pripravte údaje o pracovnom vzťahu
Pre mzdové spracovanie sú potrebné konkrétne dohodnuté podmienky. Základom je dátum nástupu, druh pracovného vzťahu, rozsah pracovného času a spôsob odmeňovania. Ak sa bude mzda skladať aj z pohyblivej časti, musí byť jasné, z akých podkladov sa určí.
Pri pracovnom pomere sa podmienky opierajú o pracovnú zmluvu. Národný inšpektorát práce uvádza, že pracovný pomer sa zakladá písomnou pracovnou zmluvou. Pri jej príprave treba venovať pozornosť dohodnutému druhu práce, miestu výkonu, dňu nástupu a mzdovým podmienkam podľa príslušných pravidiel. Národný inšpektorát práce: pracovná zmluva.
Účtovníkovi odovzdajte konečnú dohodnutú verziu podkladov. Ak sa nástup alebo mzda zmení po prvom oznámení, upozornite na zmenu výslovne. Poslanie novej prílohy bez vysvetlenia zvyšuje riziko, že sa použije starší údaj.
Registračné údaje neposielajte až po nástupe
Sociálna poisťovňa uvádza, že zamestnanca treba prihlásiť najneskôr pred začatím výkonu práce. Vstupné údaje preto musia byť pripravené s predstihom. Samotná dohoda medzi zamestnávateľom a účtovníkom nemení tento časový bod. Sociálna poisťovňa: prihlásenie zamestnanca.
Od mzdového spracovateľa si vyžiadajte zoznam údajov potrebných pre konkrétny pracovný vzťah. Bude zahŕňať identifikačné údaje a informácie potrebné na príslušné registrácie, napríklad zdravotnú poisťovňu. Osobitné okolnosti zamestnanca oznámte cez dohodnutý bezpečný kanál, v rozsahu potrebnom na spracovanie.
Pri prvom zamestnancovi môžete využiť aj službu Sociálnej poisťovne pre prvú registráciu zamestnávateľa a prvého zamestnanca. Podmienky a spôsob elektronického vybavenia sú uvedené v jej portáli. Prvá registrácia zamestnávateľa a zamestnanca.
Rozpočet firmy musí počítať s celkovým nákladom
Dohodnutá hrubá mzda, čistá výplata a celkový náklad zamestnávateľa sú odlišné sumy. Pred prijatím človeka si preto nechajte pripraviť výpočet pre konkrétne dohodnuté podmienky. Pri plánovaní peňazí potrebujete vedieť, aké platby bude firma v súvislosti so zamestnaním vykonávať.
Do úvahy môžu vstupovať aj ďalšie náklady podľa práce a nastavenia firmy. Ide napríklad o vybavenie pracoviska alebo zabezpečenie stravovania podľa príslušných pravidiel. Samotný údaj o hrubej mzde preto nemusí vystihovať celý prevádzkový rozpočet.
Ak pri rozhovore používate orientačnú čistú mzdu, nechajte si vysvetliť predpoklady výpočtu. Výsledok sa môže meniť podľa údajov zamestnanca a konkrétneho mesiaca. Univerzálna suma z internetovej kalkulačky nemusí zodpovedať jeho situácii.
Dochádzku potrebujete od prvého pracovného dňa
Spôsob evidencie práce dohodnite ešte pred nástupom. Určite, kde sa budú zapisovať odpracované úseky a kto ich skontroluje. Spätné dopĺňanie celého mesiaca podľa pamäti môže prehliadnuť zmenu, nadčas alebo neprítomnosť.
Podľa Národného inšpektorátu práce má evidencia zachytiť začiatok a koniec príslušných časových úsekov práce. Týka sa aj ďalších evidovaných druhov času, napríklad nadčasovej alebo nočnej práce. Národný inšpektorát práce: evidencia pracovného času.
Mzdový účtovník potrebuje tiež podklady o neprítomnostiach a zmenách rozhodujúcich pre výpočet. Dohodnite, ako sa oznamuje dovolenka, pracovná neschopnosť alebo iná situácia. Aj keď sa časť údajov prenáša elektronicky, firma musí mať jasné, ktoré informácie má doplniť sama.
Zaveďte mesačný termín pre podklady a kontrolu
Určite deň, dokedy sa odovzdajú podklady za skončený mesiac. Pri pohyblivých odmenách stanovte, kto ich schvaľuje. Ak sa odmena oznámi až po spracovaní miezd, môže si vyžiadať ďalšiu úpravu.
Pred výplatou skontrolujte počet spracovaných zamestnancov a zadané zmeny. Ak niekto nastúpil v polovici mesiaca alebo mal neprítomnosť, overte, že táto informácia bola odovzdaná. Pri kontrole bankových údajov používajte overený postup, najmä ak príde žiadosť o zmenu účtu.
Dohodnite aj spôsob odovzdania výplatných dokladov. Mzdové údaje patria medzi informácie, ku ktorým nemá mať prístup každý vo firme. Zdieľaný priečinok pre všeobecné faktúry preto nemusí byť vhodným miestom na celú personálnu dokumentáciu.
Nové situácie riešte priebežne
Po prvom mesiaci si všimnite, ktoré údaje sa museli dopĺňať. Upravte vstupný zoznam a spôsob ich odovzdávania. Ďalší nástup bude jednoduchší, ak budete mať pripravený rovnaký postup a zodpovedné osoby.
Pri zmene pracovných podmienok, skončení pracovného vzťahu alebo neštandardnej situácii kontaktujte spracovateľa vopred. Tieto udalosti môžu ovplyvniť viac než jednu výplatu. Pre súvisiace firemné doklady môžete používať aj mesačný checklist.
Ak pripravujete prvé zamestnávanie vo svojej s.r.o., do správy pre Hanesy uveďte plánovaný dátum nástupu a základný typ pracovného vzťahu. Citlivé osobné údaje zamestnanca do prvého kontaktného formulára nevkladajte. Konkrétne podklady sa odovzdávajú až dohodnutým spôsobom.