Na otázku, koľko stojí účtovníctvo pre s.r.o., sa nedá zodpovedne odpovedať jednou sumou. Dve spoločnosti s podobným obratom môžu účtovníkovi priniesť úplne odlišné množstvo práce. Jedna vystaví niekoľko faktúr za poradenstvo, druhá prijíma denne desiatky platieb za tovar a rieši vratky.
Pri posudzovaní ceny preto potrebujete vedieť, z čoho sa ponuka skladá. Mesačný paušál má význam až v spojení s rozsahom služby. V tomto článku nájdete, ktoré údaje ovplyvňujú nacenenie a na čo sa pýtať, aby vás neskôr neprekvapilo samostatne účtované spracovanie alebo práca navyše.
Počet faktúr je začiatok, nie celý obraz
Účtovník sa zvyčajne pýta na prijaté a vystavené faktúry, pohyby v banke a hotovostné doklady. Pre prípravu ponuky je to užitočný základ. Nezachytáva však všetko, čo sa s dokumentmi musí urobiť.
Jedna faktúra môže obsahovať viacero druhov plnenia, rôzne sadzby DPH alebo nákup rozdelený medzi viac zákaziek. Bankový výpis môže mať päť pohybov aj päťsto. Pri platobnej bráne môže byť potrebné porovnať objednávky, poplatky, vrátené peniaze a sumu, ktorá nakoniec prišla na účet.
Preto si nechajte vysvetliť, čo ponuka označuje ako doklad a čo ako účtovnú položku. Ak sa cena odvíja od počtu položiek, požiadajte o ukážku výpočtu na bežnom mesiaci vašej firmy. Budete vedieť, aké číslo sledovať pri plánovaní nákladov.
Rovnaký obrat môže znamenať odlišnú agendu
Predstavte si dve modelové spoločnosti. Prvá každý mesiac vystaví desať faktúr pravidelným odberateľom a všetky platby prijíma na jeden účet. Druhá predá za rovnakú celkovú sumu tovar stovkám zákazníkov. Časť platieb príde cez terminál, časť cez platobnú bránu a niekoľko objednávok sa vráti.
Obrat je v tomto príklade rovnaký. Druhá firma však potrebuje spracovať viac údajov a preveriť viac väzieb medzi nimi. Takýto rozdiel sa môže prejaviť v cene bez toho, aby jedna spoločnosť bola z pohľadu tržieb väčšia.
Pri dopyte preto uveďte aj spôsob predaja. Informácia o predajni, internetovom obchode, sklade alebo pravidelných zákazkách pomôže opísať prácu presnejšie než samotné ročné tržby.
DPH a zahraničné transakcie pridávajú ďalšie otázky
Svoju úlohu má postavenie firmy z pohľadu DPH a charakter obchodov. Inak sa posudzuje spoločnosť s jednoduchými domácimi dodávkami a inak firma, ktorá nakupuje služby alebo tovar zo zahraničia.
Pri zahraničných dokladoch môže byť potrebné overiť dodávateľa, druh služby, menu a daňový režim. Ani nízky počet faktúr preto automaticky neznamená jednoduché spracovanie. Účtovníkovi pomôže, keď už pri dopyte uvediete krajiny, s ktorými obchodujete, a príklady nakupovaných či poskytovaných služieb.
Samotné označenie „neplatiteľ DPH“ nevylučuje všetky povinnosti pri zahraničných službách. Pri určitých službách v rámci EÚ môže vzniknúť registrácia podľa § 7a ešte pred prvým obchodom, bez ohľadu na jeho hodnotu. Konkrétny prípad treba posúdiť podľa druhu služby a postavenia strán. Finančná správa: registrácia pre DPH.
Mzdy sa oplatí naceniť samostatne a zrozumiteľne
Ak má spoločnosť zamestnancov, uveďte ich počet a základné typy pracovných vzťahov. Dôležité sú aj nástupy, skončenia a časté zmeny počas mesiaca. Samostatnú pozornosť môže vyžadovať nepravidelná dochádzka alebo odmeňovanie, pri ktorom sa každý mesiac menia vstupy.
Spýtajte sa, čo zahŕňa cena za spracovanie jedného zamestnanca. Môže ísť o mesačný výpočet mzdy a bežné výstupy, kým nástupná agenda alebo ďalšie úkony môžu mať osobitnú cenu. Rozhodujúci je dohodnutý rozsah.
Ak zatiaľ nikoho nezamestnávate, ale nábor plánujete, vyžiadajte si aj tento variant. Mesačný rozpočet potom nebude vychádzať zo stavu, ktorý o niekoľko týždňov prestane platiť.
Usporiadanie dokladov ovplyvňuje čas spracovania
Úplný súbor čitateľných podkladov sa spracúva inak než priečinok s duplicitami a neoznačenými fotografiami. Čas zaberá aj zisťovanie, ku ktorej platbe patrí faktúra, kto urobil nákup alebo či dokument obsahuje všetky strany.
Automatický export môže časť práce uľahčiť, ak ho účtovný systém dokáže použiť a údaje sú správne. Pred zavedením nového nástroja sa preto dohodnite na formáte. Samotný nákup aplikácie ešte nezaručuje jednoduchšie účtovníctvo.
Pomôže aj jasný termín odovzdania a jedna kontaktná osoba vo firme. Ak sa účtovník pýta na päť nezrovnalostí, úplná odpoveď v jednej správe znižuje počet ďalších otázok. Postup na mesačnú prípravu nájdete v checkliste účtovných dokladov.
Overte si práce mimo mesačného paušálu
Pred odsúhlasením ponuky si prejdite ročné spracovanie. Je v mesačnej cene zahrnutá účtovná závierka a príslušné daňové priznanie? Ako sa účtuje spracovanie starších nedokončených období? Čo sa stane, keď bude potrebné opraviť už odovzdané podklady?
Spýtajte sa aj na konzultácie, podklady pre banku a prípadné zastupovanie pri komunikácii s úradmi. Nie všetky spoločnosti tieto služby potrebujú pravidelne. O to užitočnejšie je vedieť vopred, ako sa ich cena určuje.
Rozpočtu pomôže pohľad na celý rok. Ak mesačná platba pokrýva len priebežné účtovanie, odložte si aj sumu na dohodnuté ročné práce. Presné podmienky by mali byť zachytené v ponuke alebo zmluve, vrátane informácie, či sú uvádzané ceny s DPH alebo bez nej.
Čo poslať pri žiadosti o cenovú ponuku
Na prvý dopyt si pripravte stručný opis činnosti, približné počty dokladov, počet bankových účtov a spôsob prijímania platieb. Pridajte informácie o DPH, zamestnancoch, zásobách a obchodoch so zahraničím. Ak prechádzate od iného spracovateľa, uveďte aj dátum, po ktorý je účtovníctvo dokončené.
Môžete napríklad napísať: „Máme s.r.o., poskytujeme služby slovenským firmám, fakturujeme raz mesačne a všetky platby prechádzajú cez banku. Od jesene plánujeme jedného zamestnanca.“ Takýto opis pomôže otvoriť správne otázky bez toho, aby ste museli používať účtovné názvoslovie.
Pre orientáciu si pozrite cenník Hanesy. Pri konkrétnej ponuke sa však oplatí vychádzať z reálnych podkladov a plánov vašej spoločnosti. Dohodnutý rozsah si odložte spolu s cenou. Pri neskoršom raste firmy sa budete mať ku čomu vrátiť.