Pri zmene účtovníka sa najviac otázok objaví medzi posledným spracovaným mesiacom a prvým mesiacom u nového spracovateľa. Kto odošle najbližšie podanie? Kto doplní starú faktúru? A čo presne má obsahovať odovzdané účtovníctvo?
Tieto veci je vhodné vyriešiť ešte pred presunom dokumentov. Odovzdanie priečinka s faktúrami samo osebe neukazuje, čo už bolo zaúčtované a ktoré povinnosti zostali otvorené. Dôležitý je stav spracovania, dostupnosť údajov a písomná dohoda o tom, kto dokončí jednotlivé úlohy.
Začnite existujúcou zmluvou a stavom účtovníctva
Pozrite si spôsob ukončenia spolupráce, výpovednú lehotu a podmienky odovzdania údajov. Zároveň si nechajte potvrdiť, po aké obdobie je účtovníctvo spracované a či zostávajú chýbajúce podklady. Dátum poslednej vystavenej faktúry za účtovné služby nemusí hovoriť nič o úplnosti spracovania.
Pred plánovaným prevzatím spíšte aj otvorené záležitosti. Môže ísť o doručenú výzvu z úradu, nevysvetlené pohyby v banke alebo doklady, ktoré dodávateľ ešte neposlal. Pri každej veci uveďte zodpovednú osobu a prípadný termín.
Ak sa v účtovníctve nachádzajú nedokončené obdobia, povedzte to novému spracovateľovi hneď. Bude vedieť odhadnúť rozsah prevzatia. Neskoršie zistenie, že treba dopracovať niekoľko mesiacov, mení časový plán aj cenu.
Zvoľte dátum, ku ktorému sa dá práca rozdeliť
Pri bežnej výmene účtovníka si môžete dohodnúť prevzatie aj počas roka. Prakticky býva prehľadné naviazať ho na koniec mesiaca alebo iného uzatvoreného pracovného úseku. Samotná zmena dodávateľa účtovných služieb však neznamená skončenie účtovného obdobia.
Dohoda môže napríklad určiť, že pôvodný spracovateľ dokončí všetky podklady do konca septembra a nový preberie október. Tento modelový dátum však ešte nerieši, kto odošle podania súvisiace so septembrom, ktoré sa pripravujú neskôr. Takéto úlohy treba pomenovať osobitne.
Rovnako dohodnite ročné spracovanie. Kto bude zostavovať účtovnú závierku a daňové priznanie za rok, počas ktorého sa účtovník menil? Kto zodpovie otázky k starším zápisom? Výslovná dohoda znižuje priestor na odlišné očakávania.
Preberajte aj spracované údaje
Nový účtovník potrebuje nadviazať na stav firmy. Preto sa pri odovzdávaní riešia účtovné knihy, prehľady zostatkov a súvisiace evidencie. Zoznam sa prispôsobuje konkrétnej spoločnosti, jej majetku, spôsobu predaja a zamestnancom.
Pri podvojnom účtovníctve sa obvykle preveruje dostupnosť hlavnej knihy, účtovného denníka a obratovej predvahy. Význam majú tiež otvorené pohľadávky a záväzky, majetkové karty, odpisy a stav prípadných zásob. Tieto podklady pomáhajú zistiť, z čoho jednotlivé zostatky vznikli.
Samostatne odovzdajte podané daňové dokumenty a potvrdenia o ich doručení. Pri mzdách treba dohodnúť prevzatie spracovaných údajov a dokumentácie potrebnej na pokračovanie agendy. S osobnými údajmi zamestnancov pritom pracujte cez primerane zabezpečený kanál.
Dohodnite formát ešte pred exportom
Účtovné programy nemusia používať rovnaký formát údajov. Skôr než niekto pripraví rozsiahly export, nech nový spracovateľ potvrdí, čo dokáže spracovať. Niekedy sa dajú prevziať štruktúrované dáta, inokedy bude potrebná kombinácia exportu a prehľadov.
Súbor vo formáte PDF môže poslúžiť na kontrolu, ale nemusí umožniť automatický prenos účtovných zápisov. Naopak, záloha databázy bez dostupného programu nemusí byť pre prijímateľa použiteľná. Preverte preto aj čitateľnosť a úplnosť odovzdaných súborov.
Pripravte odovzdávací zoznam. Pri každej skupine údajov uveďte obdobie, formát a dátum odovzdania. Ak niečo chýba, zapíšte to výslovne. Takýto záznam je užitočnejší než všeobecné potvrdenie, že „účtovníctvo bolo odovzdané“.
Skontrolujte, či na seba zostatky nadväzujú
Po prevzatí by mal nový spracovateľ vedieť porovnať základné stavy s podkladmi. Zostatok bankového účtu má byť vysvetliteľný výpisom. Otvorené odberateľské faktúry by mali zodpovedať prehľadu pohľadávok a dodávateľské faktúry prehľadu záväzkov.
Pomôcť musí aj samotná firma. Účtovník nemusí vedieť, že stará pohľadávka bola reklamovaná alebo že dodávateľ prisľúbil dobropis. Takéto informácie odovzdajte s dokumentmi a označte, či už boli zohľadnené v účtovníctve.
Dohodnite si rozsah kontroly prevzatých údajov. Prevzatie agendy automaticky neznamená podrobnú kontrolu každého zápisu za predchádzajúce roky. Ak takú kontrolu potrebujete, mala by byť dohodnutá samostatne vrátane rozsahu a ceny.
Zastupovanie a prístupy riešte po jednotlivých systémoch
Spíšte portály a aplikácie, ku ktorým mal pôvodný účtovník prístup. Môže ísť o finančnú správu, poisťovne, mzdový program alebo priestor na dokumenty. Pri každom systéme určite, ako sa oprávnenie odovzdá, zmení alebo zruší.
Nerobte všetky zmeny bez ohľadu na termíny rozpracovaných podaní. Najprv musí byť jasné, kto konkrétnu úlohu dokončí a aké oprávnenie na to potrebuje. Po odovzdaní už nepotrebné prístupy zrušte a skontrolujte, že firma má zachovaný vlastný prístup.
Pri elektronickej komunikácii s finančnou správou postupujte cez príslušné autorizácie a zastupovanie. Používajte oficiálny postup pre daný typ zástupcu. Finančná správa: elektronická komunikácia a zastupovanie.
Nechajte priestor na otázky po prevzatí
Prvé spracovanie po zmene často ukáže otázky, ktoré neboli z odovzdávacieho zoznamu zrejmé. Dopredu si dohodnite kontaktnú osobu a spôsob doplnenia starších vysvetlení. Pomáha, ak sú otázky poslané spolu s číslom dokladu a konkrétnym obdobím.
Uložte si odovzdávací zoznam, potvrdenia a záverečné prehľady. Firma ich môže potrebovať aj neskôr, keď sa bude vracať ku konkrétnemu účtovnému prípadu. Po zmene rovno nastavte pravidlá ďalšieho mesačného odovzdávania dokladov.
Ak plánujete previesť účtovníctvo svojej s.r.o. do Hanesy, v úvodnej správe uveďte požadovaný termín a posledné dokončené obdobie. Pripojte stručný opis agendy a otvorených záležitostí. Takto sa dá hovoriť o konkrétnom prevzatí, nie iba o neurčitom „presune účtovníctva“.