Nová spoločnosť už má IČO, účet v banke a možno aj prvú objednávku. Účtovníctvo sa ľahko odloží na neskôr, najmä keď zatiaľ vzniklo len niekoľko dokladov. Práve v úvodných týždňoch však môžete nastaviť postupy, ktoré vám ušetria pravidelné dohľadávanie platieb a dokumentov.
Začnite od vzniku spoločnosti. Finančná správa uvádza, že právnická osoba otvára účtovné knihy ku dňu svojho vzniku. Pri s.r.o. je to deň zápisu do obchodného registra. Na účtovné podklady preto myslite aj vtedy, keď prvú faktúru zákazníkovi vystavíte až neskôr. Finančná správa: otvorenie účtovných kníh.
Pripravte podklady k spoločnosti na jedno miesto
Účtovník bude potrebovať identifikačné údaje firmy a dokumenty, z ktorých vyplýva jej vznik a základné nastavenie. Pripravte si zakladateľské dokumenty, údaje z obchodného registra a podklady k vkladom spoločníkov. Priložte aj oznámenia a rozhodnutia od úradov, ktoré spoločnosť dostala.
Odložte faktúry a potvrdenia súvisiace so založením. Ak niektoré náklady uhradil zakladateľ zo svojich peňazí, označte túto skutočnosť. Spôsob ich zaúčtovania a prípadného preplatenia treba posúdiť podľa konkrétnych okolností. Bez dokladu a informácie o platiteľovi sa bude pôvod platby dokazovať ťažšie.
Doplňte zoznam uzatvorených zmlúv, napríklad za prenájom, telefón, softvér alebo dodávky služieb. Účtovník tak dostane prehľad o pravidelných platbách a vie, ku ktorým nákladom má očakávať podklady aj v nasledujúcich mesiacoch.
Od začiatku rozlišujte firemné a súkromné peniaze
Pre bežnú prevádzku je praktické používať firemný účet a firemnú kartu. Ak sa na jednom mieste miešajú osobné nákupy a výdavky spoločnosti, pri každom nejasnom pohybe vzniká otázka, komu patrí.
Aj pri dobre nastavenom režime sa môže stať, že konateľ zaplatí firemný nákup súkromnou kartou. Takýto doklad nevynechávajte. Odovzdajte ho s informáciou, kto nákup zaplatil a či už mu spoločnosť peniaze vrátila. Rovnako vysvetlite situáciu, keď ste omylom zaplatili súkromnú vec z firemného účtu.
Pri peniazoch vložených spoločníkom do firmy uveďte, z akého dôvodu prišli. Samotný pohyb v banke nestačí na rozlíšenie vkladu, pôžičky alebo iného vzťahu. K prevodu preto odložte príslušný dokument a dohodnite jeho spracovanie s účtovníkom.
Prvú faktúru si nastavte skôr, než ich vystavíte päťdesiat
Vo fakturačnom nástroji skontrolujte názov spoločnosti, sídlo, identifikačné údaje a bankový účet. S účtovníkom si dohodnite číslovanie a podobu údajov podľa typu obchodu a vášho postavenia z pohľadu DPH.
Pozornosť venujte aj popisu dodávky. Zo samotného textu „služby podľa dohody“ nemusí byť zrejmé, za čo zákazník platí. Zrozumiteľný popis a dohľadateľná objednávka pomôžu účtovníctvu aj vtedy, keď zákazník neskôr reklamuje rozsah práce.
Ujasnite si, ako budete riešiť zálohy, opravy a zrušené objednávky. Oprava faktúry by nemala spočívať v tom, že spätne prepíšete pôvodný súbor a pôvodná verzia zmizne. Potrebujete vedieť, aký dokument bol odoslaný zákazníkovi a aká zmena nasledovala.
Preverte elektronickú komunikáciu a oprávnenia
Právnické osoby zapísané v obchodnom registri majú povinnosť komunikovať s finančnou správou elektronicky. Skontrolujte preto, kto bude za spoločnosť podávať dokumenty a či má na portáli nastavené potrebné oprávnenia. Finančná správa: elektronická komunikácia.
Samostatne si overte prístup do elektronickej schránky spoločnosti na slovensko.sk. Dohodnite, kto ju sleduje a kto rieši doručené správy. Informácia, že podania spracúva účtovník, ešte sama osebe nehovorí, kto číta všetku úradnú poštu firmy.
Prístupy nastavujte cez oprávnenia a poverenia, ktoré konkrétna služba umožňuje. Odovzdanie osobného prihlasovacieho hesla nie je vhodný spôsob, ako si rozdeliť zodpovednosť. Vo firme musí zostať prehľad o tom, kto má ku ktorému systému prístup.
Zahraničný softvér spomeňte ešte pred objednávkou
Nová s.r.o. môže mať prvý zahraničný nákup skôr, než si to jej majiteľ uvedomí. Typickým príkladom je online reklama, predplatné aplikácie alebo služba objednaná cez zahraničnú platformu. Takéto výdavky si zaslúžia pozornosť aj pri nízkych sumách.
Účtovníkovi pošlite informáciu o dodávateľovi a druhu služby ešte pred prvým nákupom. Môže preveriť, či firme vznikne osobitná povinnosť v oblasti DPH. Pri službách s miestom dodania podľa § 15 ods. 1, prijímaných od dodávateľa z iného členského štátu, môže neplatiteľovi vzniknúť registrácia podľa § 7a pred prijatím služby. Finančná správa: miesto dodania služieb.
Nastavenie zahraničnej služby si neodvodzujte len z meny na faktúre alebo z jazyka webu. Rozhodujú údaje o dodávateľovi a konkrétny obchod. Rovnako informujte účtovníka, keď začnete poskytovať služby zákazníkom mimo Slovenska.
Dohodnite si prvé mesačné odovzdanie
Určite miesto, kde budete zhromažďovať doklady, a dátum ich odovzdania. Spočiatku môže postačovať jednoduchá štruktúra priečinkov. Zvlášť majte prijaté faktúry, vystavené faktúry, banku a ostatné podklady. Rovnaký systém potom používajte každý mesiac.
Sledujte aj dokumenty, ktoré čakajú na doplnenie. Chýbajúca faktúra k platbe by nemala zostať iba vo vašej pamäti. Zapíšte si dodávateľa, dátum a sumu, aby bolo jasné, čo ešte treba získať.
Pri prvom odovzdaní požiadajte o spätnú väzbu k forme podkladov. Ak export z banky alebo fakturačného programu nevyhovuje, zmeníte ho hneď na začiatku. Prehľad jednotlivých skupín nájdete v článku Aké doklady posielať účtovníkovi každý mesiac.
Čo si skontrolovať po prvom spracovanom mesiaci
Vráťte sa k nejasným platbám a zistite, či boli všetky vysvetlené. Overte, či účtovník dostal výpisy zo všetkých používaných účtov a či sú odovzdané aj doklady zaplatené konateľom. Ak niektoré dokumenty stále chýbajú, dohodnite konkrétny ďalší postup.
Pri novej firme v Prešove môže úvodné stretnutie pomôcť prejsť tieto otázky naraz. Pripravte si naň vlastný opis fungovania spoločnosti a vzorky podkladov. Ak chcete riešiť vedenie účtovníctva s Hanesy, cez kontaktný formulár uveďte dátum vzniku spoločnosti, činnosť a to, či už máte prvé doklady. Rozhovor sa potom môže venovať tomu, čo vaša firma skutočne potrebuje.